Privacybeleid

Passenda hecht grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), die op grond van artikel 3 lid 2 AVG ook van toepassing is op onze verwerkingen omdat wij ons specifiek richten op betrokkenen in de Europese Unie.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt is:

System One Software LLC
1309 Coffeen Avenue STE 1200
Sheridan, Wyoming 82801
United States
Wyoming filing #: 2026-001971641

Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via privacy@passenda.com.

2. EU-vertegenwoordiger (AVG art. 27)

Omdat onze verwerkingsverantwoordelijke buiten de Europese Unie is gevestigd, hebben wij een vertegenwoordiger in de EU aangewezen. Deze fungeert als aanspreekpunt voor toezichthoudende autoriteiten en betrokkenen voor alle vragen rond gegevensverwerking. Je kunt je dus rechtstreeks tot de vertegenwoordiger wenden in jouw eigen taal.

De EU-vertegenwoordiger is in aanstelling. Tot die tijd kun je vragen rond gegevensverwerking sturen naar privacy@passenda.com.

3. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze dienst:

3.1 Foto's (biometrische gegevens)

De portretfoto die je uploadt wordt verwerkt tot een pasfoto. Een gezichtsafbeelding kan worden aangemerkt als een biometrisch gegeven in de zin van artikel 9 AVG. De verwerking gebeurt op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG), die je geeft door de foto te uploaden en de bestelling te plaatsen.

3.2 E-mailadres

Je e-mailadres gebruiken wij om de downloadlink en BTW-factuur te versturen en eventueel contact met je op te nemen over je bestelling.

3.3 Naam en adresgegevens

Alleen bij fysieke levering vragen wij je naam en postadres. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verzenden van de afgedrukte pasfoto's via PostNL.

3.4 Betalingsgegevens

Betalingsgegevens (zoals creditcardnummers of bankgegevens) worden niet door ons opgeslagen. Alle betalingen worden veilig verwerkt door onze betalingsverwerker Stripe. Zie het privacybeleid van Stripe voor meer informatie.

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — om de door jou bestelde pasfoto te kunnen maken en leveren.
• Uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG) — voor de verwerking van biometrische gegevens (je portretfoto).
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) — voor het bijhouden van financiële administratie.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Foto's — worden automatisch verwijderd binnen 48 uur na verwerking. Er worden geen kopieën bewaard.
• E-mailadres en bestelgegevens — worden bewaard zolang nodig voor klantenservice en wettelijke bewaarverplichtingen (maximaal 7 jaar voor de financiële administratie).
• Adresgegevens — worden verwijderd zodra de fysieke levering is voltooid.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik:

• Alle dataverkeer is versleuteld via SSL/TLS (HTTPS).
• Foto's worden opgeslagen op beveiligde servers met versleuteling in rust.
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel.
• Regelmatige beveiligingsaudits en updates van onze systemen.

7. Verwerkers en delen met derden

Wij verkopen jouw gegevens nooit. Wij schakelen de volgende verwerkers in, met wie wij een verwerkersovereenkomst (DPA) hebben gesloten:

• Stripe (Ierland / VS) — verwerkt betalingen en slaat factuurgegevens op.
• fal.ai (VS) — verwerkt je foto met een AI-model om de pasfoto te genereren.
• Cloudflare(VS) — opslag van foto's in R2 en netwerkbeveiliging.
• Neon (VS) — gehoste PostgreSQL-database voor bestelgegevens.
• PostNL(Nederland) — bezorgt fysieke pasfoto's (alleen naam en adres).

8. Internationale gegevensoverdracht

System One Software LLC is gevestigd in de Verenigde Staten en een deel van onze verwerkers opereert eveneens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Hierdoor kunnen jouw persoonsgegevens worden overgedragen naar en verwerkt in landen buiten de EER, waaronder de Verenigde Staten.

Voor deze overdrachten zorgen wij voor passende waarborgen zoals voorgeschreven in Hoofdstuk V van de AVG:

• Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's) van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).
• Waar van toepassing, certificering van de verwerker onder het EU-US Data Privacy Framework.
• Aanvullende technische maatregelen zoals versleuteling tijdens transport en opslag.

Je kunt op verzoek een kopie ontvangen van de waarborgen die wij hanteren voor deze overdrachten via privacy@passenda.com.

9. Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de site (bijvoorbeeld het onthouden van je sessie tijdens het bestelproces). Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. Voor functionele cookies is op grond van art. 11.7a Telecommunicatiewet geen toestemming vereist.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie — je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering — je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens.
• Recht op beperking — je kunt vragen de verwerking van je gegevens te beperken.
• Recht op dataportabiliteit — je kunt je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.
• Recht om toestemming in te trekken — je kunt een eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar privacy@passenda.com. Wij reageren binnen 30 dagen op je verzoek.

11. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op zodat wij het probleem kunnen oplossen. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming.

12. Wijzigingen

Passenda kan dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via e-mail of via de website.